การจัดเก็บและกำจัดเอกสารของคุณอย่างเหมาะสมมีความสำคัญไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด คุณต้องปกป้องไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยจากการโจรกรรมและการทำลาย รับรองเอกสารอาจเป็นปัญหาหากคุณไม่มีพื้นที่สำหรับรองรับเอกสารทั้งหมดของคุณ ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงานและเวิร์กโฟลว์ การจ้างบริษัทจัดเก็บเอกสารจะช่วยคุณแก้ปัญหาใดๆ ในการจัดเก็บหรือทำลายเอกสารของคุณ พวกเขาอาจเสนอบริการรับรองเอกสาร เช่น การสแกนเอกสาร การสร้างภาพ และการทำลาย

รับรองเอกสารการสแกนเอกสารและการถ่ายภาพ

การจัดระเบียบกองไฟล์อาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ แทนที่จะทำสิ่งนี้ทั้งวัน การใช้บริการรับรองเอกสารและภาพจะเป็นประโยชน์มากกว่า สิ่งเหล่านี้แปลงเอกสารทางกายภาพเป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ผ่านสแกนเนอร์และคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ยังมีพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยอีกด้วย การสแกนเอกสารและการถ่ายภาพมีประโยชน์หลายประการ ข้อดีประการหนึ่งคือความต้องการพื้นที่ขั้นต่ำ คุณไม่จำเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ในสำนักงานของคุณ

เนื่องจากคุณสามารถจัดเก็บข้อมูลของคุณไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว หากไม่มีตู้ขนาดใหญ่และเอกสารกองโตขวางทางคุณ การย้ายพื้นที่ทำงานก็จะง่ายขึ้น ข้อดีอีกอย่างของการสแกนข้อมูลและการสร้างภาพคือการเรียกค้นไฟล์ได้ง่าย คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาในปึกกระดาษเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ รับรองเอกสารเพียงแค่พิมพ์ชื่อไฟล์บนคอมพิวเตอร์เท่านั้น สิ่งที่ดียิ่งกว่าคือผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงและเรียกค้นไฟล์ได้

คุณยังไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะสูญหาย

เนื่องจากเอกสารการสแกนและรูปภาพช่วยให้คุณสร้างข้อมูลสำรองได้หลายชุด ประหยัดค่าใช้จ่ายมากกว่าเมื่อเทียบกับการทำไฟล์ซ้ำโดยไม่จำเป็นต้องใช้ผงหมึก หมึกพิมพ์ และกระดาษ คุณสามารถใช้อุปกรณ์เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและแฟลชดิสก์เพื่อจัดเก็บสำเนาสำรองได้สะดวกยิ่งขึ้น การกำจัดเอกสารของบริษัทอย่างเหมาะสมมีความสำคัญเทียบเท่ากับรับรองเอกสารอย่างปลอดภัย การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับตกไปอยู่ในมือคนผิด แม้ว่าคุณจะสามารถทำลายเอกสารลับได้ด้วยตัวเอง แต่ควรปล่อยให้มืออาชีพจัดการแทนจะดีกว่า

ความปลอดภัยและการรักษาความลับเป็นข้อได้เปรียบหลักของการทำลายเอกสาร รับรองเอกสารจะดำเนินการทำลายเอกสารไปยังสถานที่ที่ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว บริการรับรองเอกสารจะลงนามในสัญญาเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการจะเป็นความลับ ด้วยบริการจัดการเอกสาร คุณไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลสำคัญจะสูญหาย บริษัทจัดเก็บเอกสารใช้เครื่องทำลายเอกสารและถังทำลายเพื่อกำจัดเอกสาร ไฟล์มีเดีย ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ทำให้งานเร็วขึ้นและสะดวกขึ้น บริษัทจัดเก็บใช้เครื่องทำลายเอกสารสำหรับงานหนักเพื่อกำจัดกระดาษจำนวนมากได้รวดเร็วยิ่งขึ้น